HOWTO:Email

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Emails sind heutzutage eine enorm wichtige Form der Kommunikation. Nicht jeder der mit dem Studium beginnt ist aber ein Profi was diese Form der Kommunikation angeht. Insbesondere FSR-, OE-, oder andere Gremien-/AG-Mitglieder koennen sich da schnell mal mit den hunderten Emails ueberfordert fuehlen die sie ploetzlich bekommen. Diese Seite stellt eine Sammlung von "Best Practices" im Umgang mit dem Medium Email dar - und sollte sich hoffentlich auch fuer erfahrenere Emailnutzer zur Lektuere lohnen.

Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Wofuer E-Mail?

E-Mail ist ein gutes Kommunikationsmedium. Es gibt Szenarien in denen es sinnvoll ist E-Mails zu schreiben und andere in denen andere Kommunikationsmedien bevorzugt werden sollten.

Andere Kommunikationsmedien sind Telefon, Jabber, direktes Gespräch, Brief. Man sollte vor einer Kommunikation das Medium gezielt waehlen.

[Bearbeiten] Eigenschaften verschiedener Kommunikationswege im Vergleich

Anforderung/Medium Antwortgeschwindigkeit Persistenz an viele offiziell Fehldeutungsgefahr
E-Mail schlecht gut gut mittel hoch
IM (Jabber, IRC) gut, wenn online gut gut(MUC) schlecht mittel
Telefon gut schlecht schlecht schlecht gering
Brief schlecht gut schlecht gut mittel
Gespraech gut, wenn anwesend schlecht gut, wenn anwesend mittel am niedrigsten

[Bearbeiten] Warum die @informatik-Adresse benutzen?

Gerade Erstsemesterstudenten benutzen zu beginn ihres Studiums manchmal noch Adressen die sie von vorher haben. Hier eine Sammlung von Gründen warum die @inf Adresse für universitäre Zwecke definitiv bevorzugt benutzt werden sollte:

Es gilt als amateurhaft eine andere Email-Adresse für die fachbereichsinterne Kommunikation zu benutzen. Wenn ihr euch weigert die @inf Adresse zu nutzen gilt das sogar als unfreundlich, denn ihr macht es dem Empfänger absichtlich schwer. Auch landen Adressen von Fremden Anbietern sehr viel leichter mal im Papierkorb weil sie vom Spamfilter, oder vom Empfänger persönlich, falsch eingeordnet werden. Also bitte sendet mit kennung@inf...

[Bearbeiten] E-Mail einrichten

Hier beschreiben wir, wie man E-Mail einrichtet. Untenstehend sind Protokolle beschrieben, die verwendet werden. Ausserdem wird beschrieben, wie man seinen E-Mail-Client einrichtet. Es ist zu empfehlen fuer Mailinglisten eigene Ordner einzurichten. Wenn du hier an der Uni studierst bist du mindestens in der Mailingliste stud@informatik.uni-hamburg.de. Wenn du in der Fachschaft aktiv bist sicherlich auch auf der Mailingliste mafia@informatik.uni-hamburg.de. Weiter unten wird beschrieben wie du E-Mails automatisch filtern kannst. Ebenso wird auf Mailinglisten eingegangen.

[Bearbeiten] Die universitäre Nachrichten-Weiterleitungskette

Mit beginn des Studiums erhält man eine Emailadresse von der Uni im Format Vorname.Nachname@studium.uni-hamburg.de - von der Informatik im Speziellen bekommt man die Adresse nKennung@informatik.uni-hamburg.de (Diese hat übrigens einen Alias der Form Vorname.Nachname@informatik.uni-hamburg.de) Darüber hinaus gibt es noch Nachrichten intern in Stine, die ebenfalls sehr wichtig sein können.

Unser Ziel: Alle Nachrichten erhalten, aber uns nur um einen Posteingang kümmern müssen.

Unter Stine kann man einstellen, dass Nachrichten an die Uni-Mailadresse weitergeleitet werden (Andere Adressen lassen sich nicht einstellen). Beim Webmailer für die Uni-Mailadresse lässt sich über eine einfache Filterregel einstellen, dass Nachrichten an die Informatik-Adresse weitergeleitet werden (Welche bevorzugt zu nutzen ist). Dies Resultiert in der folgenden Weiteleitungskette: STiNE -> Foo.Bar@studium.uni-hamburg.de -> 0bar@informatik.uni-hamburg.de

[Bearbeiten] Protokolle

[Bearbeiten] IMAP

Das Rechenzentrum des Informatikum bietet das Internet Message Access Protrocol (IMAP) zum Abrufen von E-Mails an. IMAPS (IMAP mit SSL) laeuft auf Port 993. Die E-Mails werden in der Regel auf dem Server belassen, sodass man mit verschiedenen E-Mail-Clients auf die Nachrichten zugreifen kann. Ist eine Nachricht in einem Client als gelesen markiert, so wird sie das auch fuer die weiteren Clients sein. Somit hat jeder Client genau die gleiche Sicht auf die E-Mails. Dies ist ein klarer Vorteil gegenueber anderen Protokollen. Der Speicherplatz auf dem Server des Informatikums sollte gross genug sein um alle E-Mails auf dem Server zu belassen. Eine Anleitung zum Einrichten von IMAP mit der Informatik-Adresse, für verschiedene Clients, bietet unser Rechenzentrum an [2].

[Bearbeiten] POP3

Das Post Office Protocol (POP3) ist älter als IMAP. Im Gegensatz zu IMAP wird keine durchgehende Verbindung zum Server aufgebaut, sondern nur eine zum Abruf der Nachrichten. POP3 ist nicht dazu gedacht die Nachrichten längere Zeit auf dem Server zu belassen (obwohl dies geht). Grundsätzlich ist POP3 gegenüber IMAP unterlegen und wenn ihr nicht genau wisst was ihr tut, solltet ihr euch für IMAP entscheiden. Auch unser RZ bietet zwar POP3 zusätzlich zu IMAP an, davon ist allerdings abzuraten.[3].

[Bearbeiten] SMTP

Das Rechenzentrum des Informatikum bietet das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) zum Versenden von E-Mails an. SMTP laeuft auf Port 25 (Mail-Transport zwischen Servern) und Port 587 (Einliefern von Mails). Innerhalb des Informatikums ist es nur moeglich einen SMTP-Server der Uni zu verwenden. Hat man einen eigenen SMTP-Server muss man dafuer einen Tunnel verwenden.

[Bearbeiten] lokaler Client

Als lokalen Client bezeichnen wir Programme, die auf deinem Rechner E-Mails empfangen und senden koennen. Dazu gehoeren grafikbasierte Programme wie Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Apple Mail App, ... und auch textbasierte Programme wie mutt, alpine, ... Im Internet gibt es zahlreiche Anleitungen, daher beschraenken wir uns hier darauf die Daten zu nennen die wichtig zur Einrichtung deines E-Mail-Clients sind:

[Bearbeiten] IMAPS (E-Mails empfangen)

[Bearbeiten] SMTP Submission (E-Mails versenden)

[Bearbeiten] Einstellungen am Client

Folgende weitere Einstellungen am Client machen Sinn:

[Bearbeiten] Webclient

Wenn man mal in die Verlegenheit kommt keinen eigenen Rechner griffbereit zu haben kann man auf den Webmail-Client des Informatikums zurueckgreifen. Wenn man einen eigenen Rechner zur Verfügung hat, ist diese Variante klar im Nachteil!

Der Webmail-Client ist unter folgender Adresse zu erreichen:

[Bearbeiten] Ordner einrichten

Ordner kann man im lokalen sowie im Webclient einrichten, wenn man IMAP als Protokoll verwendet. Es empfiehlt sich folgende Ordner anzulegen:

In die Ordner kann man dann seine E-Mails einsortieren.

[Bearbeiten] Filtern

Das mächtigste Werkzeug im Kampf gegen die stetige Email-Flut sind die Filter. Ein Filter ist in der Lage regelbasiert Dinge mit Emails zu tun. Alle Arbeit die ein Filter erledigt muss nicht mehr manuell gemacht werden, das macht sie so toll. Besonders bekannt sind die sogennanten "Spamfilter" die ganz klar unerwünschte Nachrichten direkt aus dem Blick des Benutzers entfernen und so wertvolle Arbeits- (Oder Frei-) Zeit einspaaren. Darüber hinaus können geschickt angelegte Filter Emails Thematisch und/oder nach Wichtigkeit sortieren. Wenn man mehr Emails bekommt als man bearbeiten kann, muss man Prioritäten setzen. Die Filter nehmen gewissermaßen eine Triage der eingehenden Nachrichten vor, sodass man sich voll auf die "Behandlung" konzentrieren kann.

[Bearbeiten] Serverseitig

Serverseitige Filterung ist in der Regel die Filterung die man verwenden moechte. Serverseitige Filterung bietet:

[Bearbeiten] Filtern mit Hilfe von Sieve

Der Mailserver des Informatikums versteht Sieve-Befehle. Leider kann man keine Sieve-Datei im $HOME-Verzeichnis ablegen, und muss sich die Regeln im Webmailer zusammenklicken. Das gibt einem nicht soviel Freiheit wie man moechte. Dennoch bestehen die oben genannten Vorteile und man sollte sich die Muehe machen sich Regeln zusammenzuklicken. In der Webmailoberflaeche findet man das Sieve unter Filter.

Mit Hilfe von Sieve kann auch eine Abwesenheitsnachricht eingerichtet werden, damit Menschen die einem waehrend einer Abwesenheit E-Mails schreiben informiert werden.

[Bearbeiten] Clientseitig

[Bearbeiten] Hybridlösung

Beide Verfahren kann man natürlich kombinieren. Für den Standardnutzer wird das aber alles viel komplizierter machen - ohne große Vorteile.

[Bearbeiten] Spamfilter

Das Informatikum hat einen recht guten Spamfilter, der E-Mails als ***SPAM*** im Betreff markiert. Durch den Betreff kann man diese E-Mails gleich mit einer Filterregel (siehe oben) wegsortieren. Sollte dann noch Spam reinkommen, kann man diesen mit heuristischen Spamfiltern im Client wegsortieren. Der Grund warum diese Emails nicht automatisch gelöscht werden, ist ganz einfach: Das RZ darf es nicht. Schließlich könnte es sein dass ihr Spamfilter irrtümlich eine Nachricht löscht die ihr eigentlich erhalten wollt. Das taggen der Emails mit "SPAM" ist also ein Kompromiss zwischen Zensurfreiheit und dem Schutz vor unerwünschten Nachrichten.

[Bearbeiten] Heuristische Spamfilter (im Client)

Die meisten Emailclients bieten heutzutage eigene Spamfilterlösungen an, die in der Regel auf einer Heuristik basieren. Ein mal angeschaltet kann der Benutzer Emails die er bekommt als "Spam" oder "Ham"(bzw. nicht Spam) kennzeichnen. Der Spamfilter versucht aus diesen Daten Regeln abzuleiten nach denen eine Nachricht erwünscht, oder eben nicht erwünscht ist. Nicht erwünschte Nachrichten kommen dann in einen extra-Ordner.

Dieses Verfahren kann mit genügend Trainingsdaten erstaunlich zuverlässig werden. Dennoch ist vorsicht geboten, denn es gibt keine 100% Garantie dass die Automatische zuordnung korrekt ist. Daher muss man seinen Spam-Ordner wenn man auf Nummer sicher gehen will regelmäßig auf fälschlich als Spam gekennzeichnete Nachrichen hin untersuchen. Es ist zum Teil überraschend wie ein solcher Spamfilter tatsächlich auch unerwünschte Nachrichten (Kettenbriefe etc.) von Leuten erkennt die einem regelmäßig auch wichtige Informationen zukommen lassen. Leider muss man einige davon trotzdem lesen - und die Zuordnung als Spam ist in diesem Fall hinderlich.

Insbesondere in der Trainigsphase (die Dauer hängt von der Emailmenge, der Email-Art, und dem Klassifikationseifer des Nutzers ab, aber 1 Monat ist ein guter Faustwert) darf man sich nicht auf seinen Spamfilter verlassen. Das Training lohnt sich jedoch auf jeden Fall (90% aller über das Internet versendeten Emails sind Spam!).

Es existieren Teilweise auch (vortrainierte) Heuristiken zum erkennen von Phishing, Scamming und anderen Social-Engeneering-Attacken. Ein weiterer Vorteil insbesondere für unerfahrene Benutzer einen richtigen Email-Client zu benutzen.

[Bearbeiten] Verschluesseln und Signieren

Als der Standard für das versenden von Emails über das Netzwerk entstanden ist, hat sich noch niemand so richtig über Sicherheit Gedanken gemacht, denn das Medium war neu und noch nicht weit verbreitet. Die "Bewohner" des Internets kannten sich quasi mit Namen und konnten einander mehr oder weniger vertrauen. Grundsätzlich gilt für Emails also schreibe nichts in eine Email, was du nicht auch auf eine Postkarte schreiben würdest. Heutzutage ist zwar oft die smtp-verbindung zwischen dem Sender und seinem Email-Provider verschlüsselt, aber die Nachricht selbst kann dannach immer noch abgefangen werden - oder vom Provider selbst Eingesehen werden. Dies geschieht zum Teil ganz offiziell um z.B. Provider-seitige Spamfilter zu realisieren oder personalisierte-werbung zu generieren (Jede Medaille hat zwei Seiten).

Gefahren gegen die man beim Versenden von Emails grundsätzlich nicht geschützt ist:

[Bearbeiten] Signieren was ist das?

Das Signieren ist eine Art "digitale Unterschrift". Diese kann sogar mehr als ihr äquivalent auf Papier. Wir behandeln hier nicht die Details, aber eine richtige Signatur kann nicht nur beweisen dass die Unterschrift dem Absender gehört, sondern ebenfalls dass der Inhalt der Email zur Unterschrift gehört - und dass niemand den Inhalt nachträglich verändert hat. Wird das Verfahren korrekt ausgeführt, lassen sich ge-/verfälschte Emails sogar leichter erkennen als gefälschte Briefe.

[Bearbeiten] Verschlüsseln was meint ihr damit?

Eine korrekt verschlüsselte Nachricht kann nur vom intendierten Empfänger gelesen werden. Damit meinen wir an dieser Stelle nicht eine Verschlüsselungen der Verbindung zwischen einzelnen Hosts bei der Übertragung der Email, die mal auftritt - und mal nicht (z.B. zwischen Sender und seinem Email-Provider). Wir reden von einer sog. Ende-zu-Ende Verschlüsselung, bei der wirklich nur der Empfänger - ganz am ende der Weiterleitungskette - die Nachricht entziffern kann. Das ist logischerweise etwas komplizierter als das signieren, da es nicht nur Handlungen auf Seite des Senders, sondern auch auf der des Empfängers erfordert.

[Bearbeiten] GPG

Der GNU Privacy Guard (GNUPG, kurz: GPG) ist eine freie Implementation von Pretty Good Privacy (PGP). Es handelt sich hierbei um eine Software mit der man Dateien Ver- und Entschluesseln bzw. Signieren kann. Insbesondere wird GPG verwendet um E-Mails zu verschluesseln und signieren. Das Thema wird in den letzten Jahren einfach verstaendlich vom KunterBuntenSeminar in der Cryptocampagne aufgearbeitet. Mit Hilfe der Folien solltest du in der Lage sein zu verstehen warum wir E-Mails signieren und verschluesseln. Unter den Ressourcen ist verlinkt wie man GPG installiert und mit gaengigen E-Mail-Clients verwendet.

[Bearbeiten] Netiquette

Auch die Kommunikation über das Internet setzt eine gewisse Etikette vorraus. Als Kombination aus den englischen Begriffen "Net" und "etiquette" hat sich der Begriff "Netiquette"[4] eingebürgert). Eine Organisation die sich mit Standards für das Internet beschäftigt (und unter anderem auch die standards für smtp, imap, pop veröffentlicht hat) hat ebenfalls ein Dokument veröffentlicht dass sich mit der Netiquette beschäftigt[5]. Viele Punkte in diesem HOWTO wurden daraus übernommen.

[Bearbeiten] Formatierung des Textes

[Bearbeiten] Klartext

[Bearbeiten] Textformatierung

[Bearbeiten] Rechtschreibung

[Bearbeiten] ALLCAPS

[Bearbeiten] Aufmerksamkeits-Defizit-Syndrom

[Bearbeiten] Character Spamming

[Bearbeiten] Textauszeichnung

[Bearbeiten] Korrekte Grammatik und Rechtschreibung

[Bearbeiten] Plenking

   Hier kommt der Text. Ich denke
   , ich plenke ! Du denkst , du plenkst
    !

[Bearbeiten] Struktur 

Hallo Foo[0],
dies ist mein erster Absatz[1] mit einer Einleitung worum es mir geht.

Dies ist mein zweiter, mit einer Aufzählung:
* Erstens 
** Unterpunkt
* Zweitens

Gruß, N.N[2]

[0]http://de.wikipedia.org/wiki/Foo#Foo_im_IT-Umfeld
[1]Absätze sind meist länger als eine Zeile
[2]https://mafiasi.de/N.N

--
Signaturen sind oft viel zu lang, und überflüssig!

[Bearbeiten] Headerinformationen

Überprüfe die Empfänger und den Betreff vor dem Senden ein zweites mal.

[Bearbeiten] FROM: (von: Absender)

[Bearbeiten] TO: (an: direkte Empfaenger)

[Bearbeiten] BCC: (blind carbon copy: verborgene Empfaenger)

[Bearbeiten] CC: (carbon copy: Empfaenger zur Kenntnisnahme)

[Bearbeiten] Sinnvoller Betreff (engl. Subject)

[Bearbeiten] Soziales

[Bearbeiten] Grußformel und Verabschiedung verwenden

[Bearbeiten] Flame nicht

[Bearbeiten] Trolling

[Bearbeiten] Antworten auf E-Mails

[Bearbeiten] Zitierstil

[Bearbeiten] Threads (Diskussionsfaeden)

Es ergibt sich wenn niemand etwas falsch macht eine Struktur wie diese (Kann von Emailclients mit entsprechender Einstellung so angezeigt werden): 

Ein neues Thema
┣►Re: Ein neues Thema
┃ ┗►Re: Ein neues Thema
┃   ┗►Themenwechsel (was: Re: Ein neues Thema)
┃     ┗► Re: Themenwechsel
┗►Re: Ein neues Thema

[Bearbeiten] Weiterleiten von E-Mails

[Bearbeiten] Anhänge

verschicke nur den Link. Die Empfänger haben möglicherweise begrenzten Speicherplatz und/oder nutzen ein Mobiltelefon zum Abruf der Emails. Manche zahlen sogar für die Menge der übertragenen Daten.

[Bearbeiten] Allgemeines

[Bearbeiten] Mailinglisten

Eine Mailingliste ist eine Emailadresse, die an sie gerichtete Emails an eine (meist unveröffentlichte) Liste von Emailadressen weiterleitet. Mailinglisten gibt es in vielen Formen und man kann meist unterscheiden zwischen offenen Mailinglisten an die jeder schreiben kann und geschlossenen Mailinglisten, die nur Nachrichten registrierter Nutzer akzeptieren. Davon unabhängig gibt es Mailinglisten mit angeschlossenen Archiven, die alle Nachrichten entweder öffentlich oder nach Anmeldung auf Webseiten zur Recherche zur Verfügung stellen.

Üblicherweise widmen sich Mailinglisten einem spezifischen Thema. Auf Mailinglisten wird informiert und diskutiert, aber auch gemeinsam gearbeitet und Gruppen können sich organisieren. Auf einer Mailingliste kann man sich anmelden um an den Diskussionen zu dem Thema teilzunehmen oder zu dem Thema andere Teilnehmer zu informieren/von anderen Teilnehmern informiert zu werden. Ebenso einfach kann man sich auch wieder von einer Mailingliste abmelden.

Eine Mailingliste funktioniert auch als öffentliche Ansprech-Adresse um Anfragen an viele Leute zu verteilen und in einer Gruppe zu beantworten. Geeignet für AGen, Orientierungseinheit etc.

Am Informatikum gibt zahlreiche Mailinglisten an denen man teilnehmen kann. Automatisch ist man Mitglied der Mailingliste stud@informatik.uni-hamburg.de. Einen Ueberblick ueber die Mailinglisten bekommt man in dieser Übersicht.

Siehe auch Mailinglisten und -Verteiler.

[Bearbeiten] Mailingliste starten und verwalten

FIXME: folgende Fragen sollten hier geklaert werden

[Bearbeiten] Anmelden auf Mailinglisten

FIXME: hier sollte stehen wie man sich auf einer Mailingliste am Informatikum anmeldet (Mailman)

[Bearbeiten] Abmelden von Mailinglisten

FIXME: hier sollte stehen wie man sich von einer Mailingliste am Informatikum abmeldet (Mailman)

[Bearbeiten] Verhalten auf Mailinglisten

FIXME: hier sollte stehen wie man sich auf Mailinglisten am Informatikum verhalten sollte.

[Bearbeiten] Antworten auf Mails von Mailinglisten

FIXME: hier sollte auch etwas zum Archiv einer Mailingliste gesagt werden. Dieses kann man durchsuchen, bevor man eine Frage stellt, die kurz zuvor schon beantwortet wurde.

FIXME: hier sollte etwas zu den Optionen Reply-To, Reply-All, Reply-List

[Bearbeiten] Referenzen

  1. ↑ http://www.informatik.uni-hamburg.de/RZ/netz/mail/adressen.shtml RZ-Erläuterung zu den Emailaddressen (u.A. Skript zum rausfinden von Mail-bezogenen Infos zu einer Kennung)
  2. ↑ https://www.informatik.uni-hamburg.de/RZ/netz/mail/imap.shtml RZ-Anleitung zum Einrichten von IMAP.
  3. ↑ https://www.informatik.uni-hamburg.de/RZ/netz/mail/pop.shtml RZ-Anleitung zum Einrichten von POP3.
  4. ↑ Netiquette bei Wikipedia
  5. ↑ RFC1855 Netiquette Guidelines
  6. ↑ Troll auf Wikipedia
Von „http://www.informatik.uni-hamburg.de/Fachschaft/wiki/index.php/HOWTO:Email“
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